Best Practices בהטמעת מערכות ניהול למידה

במסגרת העבודה המשותפת שלנו עם לקוחות על פתרונות של מערכות ופורטלי למידה, כמעט תמיד מתברר שבנוסף להיבטים הטכנולוגיים של הפרוייקט, עולים וצפים בהזדמנות זו שאלות משמעותיות ביותר לגבי אסטרטגיות ותפיסות הלמידה בארגון, לגבי מתודולגיות פעולה, לגבי תפקיד מחלקת הלמידה, ותפקידם של מנהלים ועובדים בתהליכי הלמידה בארגון. שאלות אלו עולות לעיתים עוד בשלב הגדרת הצרכים והדרישות ממערכת ניהול הלמידה, ולכן סייענו בעבר לארגונים המבקשים לבחון הכנסת מערכת ניהול למידה בעזרת הכלי לאיפיון צרכים ממערכת ניהול למידה – LMS מאיפה מתחילים? (תוכלו להוריד כלי זה כקובץ PDF לאחר מילוי הפרטים בעמוד זה). אך השאלות וההתלבטויות ממשיכות גם לאחר שלב הגדרת הצרכים והאיפיון. לאור זאת, כתבנו על סמך הניסיון המצטבר שלנו מדריך Best Practices להטמעת מערכות ניהול למידה, אותו אנו מציעים ללקוחותינו המטמיעים מערכת ניהול למידה על בסיס Totara LMS.

המדריך השלם הוא מסמך מקיף בן כמה עשרות עמודים. בחרתי להביא בפניכם בפוסט זה שני קטעים נבחרים מתוכו. כרגיל, אשמח לקרוא את התייחסותכם לסוגיות הטמעת מערכת ניהול למידה בתגובות לפוסט זה.

הזדמנות לחשוב על למידה בארגון

הכנסתה או החלפתה של מערכת ניהול למידה לארגון, היא הזדמנות לבחון את תהליכי הלמידה בכלל ואת המשמעות וההשפעה שלהם על הארגון ועל גורמים שונים המעורבים בהם. בחלק מן המקרים תרצו לשמר ולחזק מדיניות ותהליכי למידה קיימים בעזרת המערכת, ובאחרים תוכלו לשנות התנהלות קיימת או ליצור תהליכים חדשים.

לפניכם מספר סוגיות מרכזיות שכדאי לבחון את משמעותן ואת הכיוונים הרצויים בהן.

נושא

על מה כדאי לחשוב

היררכיות ארגוניות

  • האם יש להקצות למידה ייעודית לפי יחידות ארגוניות והיררכיה?
  • האם קיימות אוכלוסיות נוספות שאינן מנוהלות בהיררכיה הארגונית במערכות משאבי אנוש ושאנו מבקשים לתת להן מענה?
  • האם יש צורך להפיק דוחות לפי פילוחי תפקידים אלו? אילו דוחות ועבור מי?

היררכיות תפקידיות

  • האם קיימים תפקידים חוצי היררכיה שיש להקצות להם למידה ייעודית לפי התפקיד?
  • האם יש צורך להפיק דוחות לפי פילוחי תפקידים אלו? אילו דוחות ועבור מי?

כשירויות עובדים

  • האם פעילויות למידה מסוימות מעניקות או מחדשות כשירות למבצעים אותן בהצלחה?
  • האם קיים עץ כשירויות מעין זה בארגון? היכן הוא מנוהל? מי מתחזק אותו באופן שוטף?
  • האם כשירויות ממופות לפי תפקידים, לפי דרישות רגולציות שונות ו/או לפי פעילויות הלמידה שמקנות אותן?
  • מה המשמעות של קבלת כשירות עבור עובד? מה המשמעות של היעדר כשירות?

מסלולי למידה

  • האם צריכים/רוצים לנהל תהליכי למידה המורכבים ממספר שלבים ומגוון תכנים – כגון מסלול לעובד חדש, מסלול למנהל חדש, מסלול מקצועי בתחומים מסוימים?
  • האם מסלולי למידה משוייכים ללומדים באופן אוטומטי על פי תנאים שונים או לפי בקשת עובד/מנהל/גוף ההדרכה?
  • האם מסלולים משוייכים לאוכלוסיות או קבוצות עובדים ייחודיות?

תמהילי למידה

  • אילו תמהילי ושיטות למידה אנו רוצים לקיים ולנהל? כגון – למידה מתוקשבת עצמית (לומדות), הדרכות כיתה, למידה שיתופית וחברתית, חניכה בשטח, למידה ניידת, וובינרים ועוד.
  • לאילו תהליכי למידה וסוגי עובדים מתאימים התמהילים השונים?
  • האם ניתן להגדיר תבניות סטנדרטיות לתמהילי למידה?

תכניות למידה אישיות

  • באיזו מידה משפיע עובד על תכנית הלמידה וההתפתחות שלו?
  • האם תהליך זה אחיד בכל היחידות הארגוניות, התפקידים והדרגים?
  • איזה דיאלוג מתקיים בין עובד, למנהל הישיר שלו, לגוף ההדרכה ולארגון בכלל לגבי תכנית הלמידה האישית של העובד, תכניה, יעדים, סדרי העדיפויות שלה?

דוחות ומידע

  • מה מידת השקיפות שאנו מעוניינים להנהיג סביב הזדמנויות ופעילויות הלמידה בארגון ובמערכת?
  • איזה מידע על למידה וכשירויות נכון להציג לעובד, למנהל הישיר, למנהלים עקיפים ולבעלי תפקידים נוספים? מה המידע החשוב להם?
  • כיצד דוחות ומידע אמורים להוביל לפעולות אקטיביות?

Push לעומת Pull

  • באיזה מידה ובאילו תחומים הלמידה היא בדחיפה של הארגון? באילו תחומים הלמידה היא במשיכה על ידי העובד ו/או המנהל שלו?

תהליכים ו- Workflows

  • אילו תהליכים קיימים סביב הקמה, הפקה, בקרה וניהול של תוכן ותהליכי למידה?
  • אילו תהליכי אישורים ויידוע נדרשים לרישום וביצוע תהליכי למידה מסוגים שונים (כגון – רישום להדרכת כיתה, צורך בחידוש כשירות, תחילת למידה במסלול של עובד)?

בעלי תפקידים

  • אילו בעלי תפקידים משתתפים וצריכים להשתתף בתהליכי הלמידה ומה תפקידם בתהליכים אלו: העובד, המנהל הישיר, מומחי תוכן, מדריכים, מנהלים עקיפים, מנהלי משאבי אנוש, אנשי הדרכה, ספקים חיצוניים, בעלי תפקידים נוספים?
מערכת ניהול למידה Totara

מערכת ניהול למידה Totara

עצות ותובנות לתמיכה בהצלחה

1.      ערבו את מערכות מידע מהיום הראשון – דבר זה נכון גם אם אתם בוחרים בפתרון שמתארח אצל ספק או שמופעל כפתרון בענן (SaaS). המשתמשים שלכם צפויים להיתקל במספר "מלכודות" מערכות מידע נפוצות שעלולות לפגוע בחוויית המשתמש מההתנסות הראשונה, לרבות – הגדרות במחשבי המשתמשים, גרסאות דפדפנים, התקנות תוספי Java, Flash, כרטיסי קול ועוד. נושאים נוספים בהם קשורים ענייני מערכות מידע כוללים נושא אבטחת מידע, ביצועי המערכת, אינטגרציה למערכות משאבי אנוש ומערכות נוספות, תשתיות ושרתים, ונושאי תחזוקה ותמיכה.

2.      הבינו את הצורך העסקי – ותנו לו מענה! אין דבר גרוע יותר מהטמעת מערכת גדולה והגילוי המאוחר מדי שהיא לא משיגה את מה שהארגון שלכם צריך באמת. איסוף דרישות מראש הוא אחת המשימות החשובות שחייבת להיעשות מעבר לגבולות המטרות של צוותי הדרכה או רגולציה בלבד. הטמעות מוצלחות מקושרות באופן ברור להשגת מטרות של הארגון. זה אמנם עשוי להיראות מובן מאליו, אך תמיד כדאי לשאול את עצמכם שוב האם עשיתם זאת מספיק ועם כל מי שרלוונטי.

3.      וודאו שנערכתם להכין ולהכשיר את צוות ההטמעה שלכם – גם מערכות ניהול הלמידה הידידותיות והפשוטות ביותר צפויות להציף אתגרים כאשר הן תגענה למשתמשים. בדרך כלל כרוכות בכך גם משמעויות נוספות מעבר לעוד מערכת שנכנסת לשימוש – כגון הנהגת תהליכים חדשים; שינויים באופני הרישום, האישור, התיעוד והבקרה; ואפילו – חשיפה ושקיפות של תכנים ומידע על הדרכות וכשירויות בארגון. על מנת לתמוך בכך ובמשתמשים, עליכם לתכנן מי יהווה את צוות ההטמעה ולהשקיע מחשבה, זמן ומשאבים בהכשרתו. עליהם להכיר היטב את ממשק המשתמש, לדעת כיצד לבצע הגדרות שונות של המערכת כנדרש, ולהכיר היטב את חוויית השימוש מנקודת המבט של משתמש והתהליכים העיקריים שמשתמשים יבצעו במערכת. עליהם גם להיות בעלי יכולת לתקשר היטב עם משתמשים, להבין את הקשיים בהם הם נתקלים, ולספק מענה מיטבי תוך גישה חיובית. חשבו על האופן בו תכשירו את הצוות הזה, וגם כיצד תעניקו לחבריו תמיכה, מידע וסיוע מתמשכים.

 4.      קבלו את תמיכתו של ספונסר פעיל  - מעורבות של מנהל/ת בכיר/ה בתהליך ההטמעה אינה נדרשת כל רגע ולא צריך להפעיל אותה בכל בעייה שצצה. אבל תמיכה זו יכולה להיות משמעותית בגיוס האנרגיות הנדרשות להניע תהליכים, והיא עשויה להיות מכרעת כאשר נתקלים בהתנגדויות או בקשיים מסוגים שונים.

 5.      מצאו וטפחו את סוכני השינוי – אלו צריכים להיות אנשים הנמצאים ביחידות הארגוניות ובשטח ושיעזרו לכם להפיץ את המסרים המתאימים וגם לקבל מידע מהשטח בזמן אמת לגבי הצלחת ההטמעה. עזרו להם להבין את הערך הארגוני בהטמעת המערכת, וגרמו להם להרגיש שהמידע והמעורבות שלהם חשובים ומשפיעים על התהליך.

 6.      היעזרו (בתבונה) במומחים ובעלי ניסיון – הטמעת מערכת LMS אינה תהליך שקורה פעם בחודשיים. רוב אנשי ההדרכה בארגונים לא היו מעורבים בתהליך כזה מעולם, או במקרה הטוב חוו אותו פעם אחת, על מערכת ספציפית. אל תהססו לפנות לבעלי ניסיון ולבקש את עזרתם בנושא – החל מארגונים אחרים בהם בוצע תהליך כזה, דרך קהילות מנהלי הדרכה ואנשי למידה מקוונות ועד אנשי מקצוע המתמחים בנושא. יחד עם זאת, זכרו להתאים את מה שלמדתם מארגונים אחרים ומתהליכים מומלצים למאפיינים ייחודיים של הארגון ושל הצרכים הארגוניים שלכם.

7.      כוונו אל הלב ואל השכל של אנשי ההדרכה בארגון – שימו לב במיוחד לבעלי תפקידים שונים המעורבים בתהליכי הדרכה ולמידה קיימים אצלכם. אלו עשויים לכלול מדריכים פנימים שעלולים לראות במערכת איום על מעמדם, מומחי תוכן שעלולים להימנע משיתוף של ידע, אנשי תפעול הדרכה שיידרשו להתאים את עצמם לתהליכים חדשים וסדורים, ואחרים. ערבו אותם וחשבו כיצד אתם יכולים להעצים את התפקיד שלהם ולהקל עליהם בעזרת ההזדמנויות שמציעה המערכת, הקנו להם יכולות ומיומנויות חדשות אם יש בכך צורך, ואפשרו להם להציע דרכים למינוף המערכת להשגת מטרות מקצועיות והדרכתיות שלהם. במקרים רבים תופתעו עד כמה רעיונות טובים וברי יישום יצוצו מכך.

ועוד נקודה ואוכלוסיה שלעתים שוכחים אותה – חשבו גם על הספקים החיצוניים המעורבים בתהליכי הלמידה שלכם. שתפו גם אותם בשינוי והזמינו אותם לקחת בו חלק משמעותי – החל משימוש בתכנים איכותיים שהם יכולים לספק עבורכם למערכת, ודרך שיפור בתהליכי העבודה שלהם בהדרכות ותפעול הדרכה.

 8.      ניהול הפרוייקט – אם אתם מטמיעים מערכת ניהול למידה כלל ארגונית או בחלק גדול של הארגון, עליכם לדאוג לכך שיש צוות שמלווה ומנהל את הפרוייקט באופן שוטף ומתוך ראייה כוללת. ללא ניהול שיטתי של תהליך כזה, אתם צפויים להיות "מופתעים" מנושאים שלא טופלו, מתהליכים שלא חשבו עליהם ומשינויים בלוחות זמנים ועלויות שאפשר היה להיערך אליהם ואולי להימנע מהם עם התרעה מספקת.

VN:F [1.9.22_1171]
דירוג: 3.8/5 (4 הצבעות שהתקבלו)
Best Practices בהטמעת מערכות ניהול למידה, 3.8 out of 5 based on 4 ratings
Twitter Digg Delicious Stumbleupon Technorati Facebook

אין תגובות עדיין.. היה ראשון להגיב!

שלח תגובה